Rechnungseingang & Vorkontierung
Der Agent liest Eingangsrechnungen aus Postfach und Portalen, gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab und schlägt die Kontierung vor. Ihre Buchhaltung gibt frei.
Rechnungsverarbeitung mit KI →Leistungen · KI-Automatisierung
KI-Automatisierung für Unternehmen: Routine geht an Agenten, Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe in Mittelstand und KMU mit KI-Agenten, vom Rechnungseingang über Anfragen und Angebote bis zum Wochenbericht. Integriert in Ihre bestehenden Systeme, DSGVO-konform und so gebaut, dass Ihr Team jeden Schritt nachvollziehen kann.
Grundlagen
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung verbindet die Verlässlichkeit klassischer Automatisierung mit der Fähigkeit, unstrukturierte Eingänge zu verstehen. Eine Regel kann ein Formularfeld übertragen. Ein KI-Agent liest auch die E-Mail mit drei Anliegen, die Rechnung im ungewohnten Layout oder das Angebot als PDF, ordnet sie ein und stößt den passenden nächsten Schritt an.
Damit wird ein großer Teil der Büroarbeit automatisierbar, der bisher an Menschen hing, weil kein Eingang dem anderen glich. Wo eine Entscheidung Folgen hat, legt der Agent sie Ihrem Team zur Freigabe vor, mit Begründung und Quelle.
Klassische Automatisierung
- ·Arbeitet mit festen Formaten: Formularfelder, Tabellen, Schnittstellen.
- ·Bei einer Abweichung hält der Ablauf an und landet im Fehlerkorb.
- ·Jede Änderung heißt: Regel für Regel anpassen.
- ·Stark bei der Übertragung von Daten zwischen Systemen.
KI-Automatisierung mit Agenten
- ✓Versteht E-Mails, PDFs, Scans und Freitext.
- ✓Erkennt Ausnahmen und übergibt sie mit Begründung an Ihr Team.
- ✓Wird über Beispiele und Anweisungen angepasst, ohne neues Regelwerk.
- ✓Protokolliert jeden Schritt mit Quelle, nachvollziehbar für Prüfung und Revision.
Einsatzfelder
Welche Prozesse wir mit KI automatisieren
Die besten Kandidaten sind Abläufe, die täglich wiederkehren, digital ankommen und heute Stunden binden. Diese sechs setzen wir am häufigsten um.
E-Mail-Posteingang & Triage
Sammelpostfächer werden nach Anliegen, Dringlichkeit und Zuständigkeit sortiert, Standardfragen bekommen einen fertigen Antwortentwurf.
Ablauf ansehen →Anfragen & Angebote
Neue Anfragen werden mit Firmendaten angereichert und qualifiziert, offene Angebote zur richtigen Zeit nachgefasst. Ihr Vertrieb spricht mit den passenden Kontakten.
Ablauf ansehen →Kundenservice
Wiederkehrende Fragen beantwortet der Agent aus Ihrem Wissensbestand, Sonderfälle gehen mit vollständigem Verlauf an Ihr Team.
Kundenservice mit KI →Reporting & Datenpflege
Wochenberichte aus mehreren Systemen, gepflegte CRM-Daten und abgeglichene Stammdaten, ohne Kopieren zwischen Tabellen.
Ablauf ansehen →Ausschreibungen & Fördermittel
Vergabeportale und Förderdatenbanken werden täglich gesichtet und nach Ihren Kriterien bewertet, Fristen landen im Kalender.
Ausschreibungen mit KI →Eignung prüfen
Fünf Fragen, ob sich ein Ablauf für KI-Automatisierung eignet
Diese Fragen stellen wir in jedem Erstgespräch. Treffen vier von fünf zu, ist der Ablauf ein guter Kandidat für einen Pilot.
Wie viel Zeit er Ihrem Team zurückgibt, rechnen Sie im Einsparungs-Rechner mit Ihren eigenen Annahmen nach.
Ein guter Kandidat, wenn
- ✓er sich mindestens wöchentlich nach ähnlichem Muster wiederholt,
- ✓der Eingang digital ankommt: E-Mail, PDF, Portal, Formular oder Scan,
- ✓Ihr Team in Sekunden erkennt, ob ein Ergebnis stimmt,
- ✓die Ausnahmen bekannt sind und klar ist, wer bei ihnen entscheidet,
- ✓er heute spürbar Zeit bindet, die Ihr Team lieber für Kunden einsetzt.
Ablauf
So automatisieren wir einen Prozess mit KI
Vier Schritte. Nach jedem wissen Sie, wo Sie stehen, und entscheiden, ob es weitergeht.
01
Prozessaufnahme
Wir gehen den Ablauf mit den Menschen durch, die ihn heute erledigen, und legen Ziel, Messgröße und Freigaben fest.
02
Pilot
Ein Agent übernimmt einen abgegrenzten Ablauf, zuerst im Vorschlagsmodus: Er bereitet vor, Ihr Team gibt frei.
03
Regelbetrieb
Läuft der Pilot stabil, erledigt der Agent mehr Schritte selbst. Erste messbare Effekte zeigen sich meist nach vier bis sechs Wochen, der Regelbetrieb steht nach rund zwölf Wochen.
04
Ausbau
Wir messen gegen die Zielwerte aus Schritt 1 und nehmen den nächsten Ablauf dazu, sobald er sich rechnet.
Beispiel aus dem Alltag · automatisierter Rechnungseingang
- 07:58Rechnung per E-Mail eingegangen, PDF, Lieferant bekannt
- 07:58Rechnungsdaten gelesen: Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum, Bestellnummer
- 07:59Abgleich mit Bestellung und Lieferschein: Menge und Preis stimmen
- 07:59Kontierungsvorschlag erstellt, Kostenstelle aus der Bestellung übernommen
- 09:15Freigabe durch die Buchhaltung, Übergabe an die Finanzbuchhaltung
Was bei Ihrem Team bleibt
- ✓die Freigabe, so lange, bis Sie dem Agenten mehr übertragen,
- ✓jede Entscheidung bei Abweichungen von Bestellung oder Vertrag,
- ✓die Regeln für Kontierung, Zuständigkeit und Fristen.
Sicherheit
Der Mensch entscheidet: Freigaben, Protokoll, Datenschutz
Wir arbeiten modellunabhängig und dokumentieren jeden Agenten so, dass Ihre IT oder ein anderer Dienstleister übernehmen kann. Prozesswissen, Zugänge und Protokolle gehören Ihnen.
Freigabe vor jeder Folge
Zahlungen, Zusagen an Kunden und Änderungen an Verträgen gehen nur mit Freigabe durch einen Menschen hinaus. Agenten bereiten Entscheidungen vor, getroffen werden sie bei Ihnen.
Jeder Schritt protokolliert
Was der Agent gelesen, geprüft und vorgeschlagen hat, steht mit Quelle im Protokoll. Abweichungen fallen auf, bevor sie Folgen haben.
DSGVO von Anfang an
EU-Hosting, Auftragsverarbeitungsverträge und Zugriffsrechte wie bei Ihren Mitarbeitenden legen wir vor dem ersten Agenten fest.
DSGVO-konforme KI-Agenten →Kosten
Was KI-Automatisierung kostet und wann sie sich rechnet
Die Kosten hängen weniger von der KI ab als von Ihrer Systemlandschaft: wie viele Systeme angebunden werden, wie sauber die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Ein Pilot für einen Ablauf liegt in der Regel im fünfstelligen Bereich, dazu kommen laufende Kosten für Betrieb und Modellnutzung.
Vor dem Start rechnen wir den Nutzen dagegen: Stunden pro Woche, Durchlaufzeit, Fehlerquote. So wissen Sie vor der Umsetzung, welcher Ablauf sich zuerst lohnt. Förderprogramme für Digitalisierung können einen Teil der Kosten tragen.
Weiterlesen zu Kosten und Förderung
Häufige Fragen
Fragen zur KI-Automatisierung
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung heißt, dass wiederkehrende Abläufe von KI-Agenten erledigt werden, die auch unstrukturierte Eingänge wie E-Mails, PDFs oder Scans verstehen. Anders als eine reine Regelautomatisierung erkennt ein Agent Ausnahmen und legt Entscheidungen mit Folgen einem Menschen zur Freigabe vor.
Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren?
Am besten eignen sich Abläufe, die sich mindestens wöchentlich wiederholen, digital ankommen und deren Ergebnis sich schnell prüfen lässt. Typisch sind Rechnungseingang und Vorkontierung, die Sortierung von Sammelpostfächern, die Qualifizierung von Anfragen, Kundenservice, Reporting und die Sichtung von Ausschreibungen.
Wie lange dauert es bis zum ersten automatisierten Ablauf?
Nach der Prozessaufnahme startet ein Pilot an einem abgegrenzten Ablauf. Erste messbare Effekte zeigen sich meist nach vier bis sechs Wochen, der Regelbetrieb steht nach rund zwölf Wochen.
Was kostet KI-Automatisierung für ein mittelständisches Unternehmen?
Ein Pilot für einen Ablauf liegt in der Regel im fünfstelligen Bereich, abhängig von der Zahl der angebundenen Systeme und der Datenlage. Dazu kommen laufende Kosten für Betrieb und Modellnutzung. Vor dem Start rechnen wir den erwarteten Nutzen in Stunden, Durchlaufzeit und Fehlerquote dagegen.
Lässt sich KI-Automatisierung DSGVO-konform umsetzen?
Ja, wenn der Datenschutz vor dem ersten Agenten geregelt ist: EU-Hosting, Auftragsverarbeitungsverträge, begrenzte Zugriffsrechte und ein Protokoll jedes Schritts. Ein Agent sieht nur die Daten, die auch die zuständigen Mitarbeitenden sehen dürfen.
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Wir übernehmen Aufbau, Anbindung an Ihre Systeme und Betrieb. Auf Ihrer Seite braucht es eine fachliche Ansprechperson, die den Ablauf kennt und Regeln und Freigaben verantwortet.
Was unterscheidet KI-Automatisierung von RPA?
RPA ahmt Klicks auf festen Oberflächen nach und braucht gleichförmige Eingänge. KI-Automatisierung versteht wechselnde Formate und Freitext und erkennt, wann ein Mensch übernehmen soll. In vielen Häusern ergänzen sich beide.
Ratgeber
KI-Agenten und Automatisierung: unsere Ratgeber
Kosten, Datenschutz, Abgrenzung zu RPA und der Weg vom Pilotprojekt in den Regelbetrieb, aufgeschrieben aus unserer Projektpraxis.
- KI-Agenten im Unternehmen: Was agentische Systeme heute leisten
- Was kostet ein KI-Agent? Preise, Nutzen und Amortisation im Überblick
- KI-Agenten vs. RPA: Der Unterschied, den Mittelstand kennen muss
- DSGVO-konforme KI-Agenten: EU-Hosting, AVV und Zugriffsrechte richtig umsetzen
- Kundenservice mit KI automatisieren: Was Agenten heute leisten und wo Menschen übernehmen müssen
- Rechnungsverarbeitung mit KI: Wie Agenten vorkontieren und das Vier-Augen-Prinzip erhalten
- Ausschreibungen und Fördermittel im Blick: Wie KI-Agenten Vergabeportale täglich auswerten
- KI-Pilot in Regelbetrieb überführen: Warum Projekte stecken bleiben
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- Fördermittel für KI und Digitalisierung 2026: Der Überblick für den Mittelstand
Welcher Ablauf kostet Ihr Team die meiste Zeit?
Erzählen Sie es uns in einem Erstgespräch von 20 Minuten. Danach wissen Sie, ob sich KI-Automatisierung für diesen Ablauf lohnt und wie ein Pilot aussehen würde.